2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Unison Vending Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Verkkosivuston yhteydenottoihin ja tiedusteluihin vastaaminen.
• Tarjouspyyntöjen käsittely, myyntineuvottelut ja palveluiden esittely.
• Liidien ja asiakassuhteiden hallinta HubSpot CRM -järjestelmässä.
• Asiakasviestintä sekä markkinointiviestien ja uutiskirjeiden lähettäminen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
• Markkinointikampanjoiden toimivuuden ja tulosten seuranta.
• Verkkosivuston käytön ja kävijäliikenteen analysointi.
• Verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan ylläpitäminen.

Tietoja käytetään vain määriteltyihin, asianmukaisiin käyttötarkoituksiin.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten henkilö asioi Unison Vendingin kanssa.

Yhteydenottojen ja asiakkuuksien yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• Nimi ja yrityksen nimi.
• Työtehtävä tai asema yrityksessä.
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Yhteydenoton tai tarjouspyynnön sisältö.
• Palvelukiinnostuksen ja mahdollisen hankkeen tiedot.
• Yhteydenottojen, tarjousten ja asiakasviestinnän historia.
• Mahdolliset markkinointisuostumukset, kiellot ja viestintäasetukset.

Verkkosivuston käytöstä ja markkinointiviestinnästä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• IP-osoite ja selaimeen tai laitteeseen liittyvät tekniset tiedot.
• Sivustolla vierailun ajankohta ja tarkastellut sivut.
• Sivustolle saapumisen lähde ja kampanjatiedot.
• Eväste- ja muut verkkotunnisteet.
• Lomakkeiden lähettämiseen liittyvät tapahtumat.
• Markkinointisähköpostien avaamis- ja linkkien klikkaustiedot, kun tällainen seuranta on sallittua.

Kaikkia tietoja ei kerätä jokaisesta kävijästä.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen seuraaviin EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin perusteisiin:

Oikeutettu etu: yritystoimintaan liittyviin yhteydenottoihin vastaaminen, tarpeellinen B2B-asiakasviestintä, myyntimahdollisuuksien käsittely sekä verkkosivuston tietoturvasta huolehtiminen, kun rekisteröidyn oikeudet ja edut eivät syrjäytä käsittelyn perustetta.

Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet: silloin, kun käsittely on tarpeen rekisteröidyn kanssa tehtävän sopimuksen toteuttamiseksi tai hänen pyynnöstään tehtäviksi sopimusta edeltäviksi toimenpiteiksi.

Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi silloin, kun tietojen säilyttämistä edellyttää sovellettava kirjanpito- tai muu lainsäädäntö.

Suostumus: silloin, kun käsittely edellyttää suostumusta, kuten ei-välttämättömien analytiikka- ja markkinointievästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden käyttö sekä tietyt sähköisen suoramarkkinoinnin tilanteet.

Sähköistä suoramarkkinointia toteutetaan sovellettavien suoramarkkinointisäännösten mukaisesti. Markkinointiviestien vastaanottaja voi käyttää hänelle kuuluvia kielto- ja peruutusoikeuksia.

5. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi:

• Verkkosivuston yhteydenottolomakkeista.
• Sähköpostitse tai puhelimitse tapahtuvista yhteydenotoista.
• Tarjouspyynnöistä ja myyntikeskusteluista.
• Asiakas- ja sopimussuhteista.
• Markkinointiviestien tilaamisesta ja niihin liittyvistä valinnoista.

Lisäksi tietoja voi syntyä verkkosivuston käytön ja markkinointiviestinnän yhteydessä käytettävien analytiikka- ja seurantatekniikoiden avulla.

Mahdollisten muiden tietolähteiden käyttö arvioidaan erikseen niiden käyttötarkoituksen ja käsittelyperusteen mukaan.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Unison Vending Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää.

Tavalliset yhteydenotot, jotka eivät johda jatkotoimenpiteisiin, poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta.

Tarjouspyyntöihin ja myyntineuvotteluihin liittyviä henkilötietoja säilytetään aktiivisen käsittelyn ajan. Käsittelyn päättymisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää enintään 24 kuukautta, mikäli mahdolliselle jatkoseurannalle on perusteltu tarve.

Toteutuneisiin asiakkuuksiin ja sopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen sekä lakisääteisten ja muiden perusteltujen säilytystarpeiden mukaisesti.

Näitä säilytysperiaatteita sovelletaan myös HubSpot CRM -järjestelmään tallennettaviin yhteydenottoihin ja liideihin soveltuvin osin.

Markkinointisuostumuksia ja -kieltoja koskevia tietoja säilytetään tarpeellisessa laajuudessa myös sen osoittamiseksi, että vastaanottajan valintoja noudatetaan.

Evästeisiin ja analytiikkaan liittyvien tietojen säilytysaika määräytyy tietoryhmän, asetetun säilytysajan sekä käytettyjen palveluiden asetusten perusteella. Tarkemmat evästeiden voimassaoloajat ilmoitetaan sivuston evästeasetuksissa.

Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

7. HubSpot CRM, lomakkeet ja henkilötasoinen seuranta

Unison Vending Oy hyödyntää HubSpot-järjestelmää yhteydenottojen, liidien, asiakasviestinnän ja markkinoinnin hallinnassa.

Verkkosivustolla voidaan käyttää HubSpotin lomakkeita ja kävijäseurantaa yhteydenottojen vastaanottamiseen, palvelukiinnostuksen analysointiin sekä markkinoinnin kehittämiseen.

HubSpotin seurantatekniikat voivat kerätä tietoja sivukäynneistä ja sivuston käytöstä käyttäjän antamien suostumusten mukaisesti. Kun kävijä myöhemmin tunnistetaan esimerkiksi lomakkeen lähettämisen tai seuratun markkinointisähköpostin kautta, aiempia sivustokäyntejä voidaan tietyissä tilanteissa yhdistää kyseiseen henkilöön.

Pelkästä verkkosivustolla vierailusta ei lähtökohtaisesti muodosteta yrityksen CRM-järjestelmään varsinaista myynnilliseen käsittelyyn tarkoitettua asiakaskorttia. Liidejä ja asiakastietoja käsitellään CRM-järjestelmässä silloin, kun siihen on asianmukainen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste.

Seuranta- ja CRM-tietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvia tietosuoja- ja suostumusvaatimuksia.

8. Google Analytics ja verkkosivuston analytiikka

Verkkosivuston kävijäliikenteen ja käytettävyyden analysointiin käytetään Google Analytics 4 -palvelua.

Analytiikan avulla voidaan tarkastella esimerkiksi sivuston kävijämääriä, liikenteen lähteitä, käytettyjä sivuja, sivustolla tapahtuvia toimintoja ja markkinointikampanjoiden tuloksia.

Palvelun kautta voidaan käsitellä verkkotunnisteita, käyttötapahtumia sekä laitteeseen ja selaimeen liittyviä teknisiä tietoja.

Google Analyticsin tarkoituksena on sivuston käytön tilastollinen analysointi ja kehittäminen. Sen tietoja ei lähtökohtaisesti käytetä yksittäisten kävijöiden tunnistamiseen Unison Vendingin asiakasrekisterissä.

Suostumusta edellyttävä analytiikkaseuranta toteutetaan käyttäjän valintojen mukaisesti.

9. Sähköpostimarkkinointi ja kampanjaseuranta

Unison Vending Oy voi lähettää palveluihinsa liittyviä uutiskirjeitä, kampanjaviestejä sekä muuta yritystoimintaansa koskevaa markkinointiviestintää.

Sähköpostimarkkinoinnissa voidaan hyödyntää HubSpotin työkaluja viestien lähettämiseen, vastaanottajaryhmien hallintaan ja kampanjoiden tulosten analysointiin.

Soveltuvan lainsäädännön ja vastaanottajan valintojen mukaisesti voidaan seurata esimerkiksi viestien toimitusta, avauksia, linkkien klikkauksia ja kampanjoista verkkosivustolle siirtymistä.

Sähköpostimarkkinoinnin vastaanottajalla on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Markkinointiviesteissä tarjotaan tarvittavat mahdollisuudet tilauksen peruuttamiseen ja markkinointiasetusten hallintaan.

Tavallisen yhteydenottolomakkeen lähettäminen ei sellaisenaan tarkoita suostumusta kaikkeen sähköpostimarkkinointiin.

10. Evästeet ja vastaavat seurantatekniikat

Verkkosivusto käyttää tai voi käyttää seuraavia evästeiden ja vastaavien tekniikoiden ryhmiä:

Välttämättömät evästeet: sivuston tekniseen toimintaan, turvallisuuteen ja käyttäjän tekemien valintojen muistamiseen liittyvät evästeet.

Analytiikkaevästeet: esimerkiksi Google Analyticsin käyttöön liittyvät evästeet, joiden avulla seurataan sivuston käyttöä ja kehitetään sen toimivuutta.

Markkinointi- ja seurantateknologiat: esimerkiksi HubSpotin käyttämät verkkotunnisteet, joiden avulla voidaan seurata sivuston käyttöä, kampanjoiden toimivuutta ja tietyissä tilanteissa tunnistettujen kontaktien vuorovaikutusta.

Ei-välttämättömiä evästeitä ja vastaavia seurantatekniikoita käytetään asianmukaisen suostumuksen perusteella.

Kävijällä on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä suostumusta edellyttävät evästeet sekä muuttaa aikaisemmin tekemiään valintoja verkkosivuston evästeasetuksissa.

Käytössä olevien evästeiden tarkemmat tiedot, käyttötarkoitukset, palveluntarjoajat ja voimassaoloajat esitetään evästeasetusten yhteydessä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat, siirrot ja suojaaminen

Henkilötietoja käsittelevät Unison Vending Oy valtuuttamat henkilöt sekä tarvittavat palveluntarjoajat tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan hyödyntää muun muassa seuraavia palveluita ja palveluntarjoajaryhmiä:

• HubSpot – asiakkuudenhallinta, lomakkeet ja markkinointiviestintä.
• Google Analytics – verkkosivuston analytiikka.
• Verkkosivuston hosting- ja teknisen ylläpidon palveluntarjoajat.
• Sähköpostipalveluiden tarjoajat.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

Palveluntarjoajien järjestelmien käyttöön voi liittyä henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaisissa siirroissa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai soveltuvaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä.

Lisätietoja käytettävistä siirtomekanismeista ja suojatoimista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

Henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöille, joilla on niiden käsittelyyn tehtäviensä perusteella oikeus.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä.
• Tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.
• Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät.
• Pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
• Saada henkilötietonsa siirretyiksi järjestelmästä toiseen lain edellytysten täyttyessä.
• Peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn perusteesta ja tilanteesta.

Henkilötietoja koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:

info@unisonvending.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Unison Vending Oy päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa henkilötietojen käsittelyn, käytettävien palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustolla www.unisonvending.fi.